Introducción
Módulo 1: Activismo Sostenible y Organización
Módulo 2: Modelos Organizacionales
Módulo 3: Co-Crear nuestro Modelo Organizacional
Módulo 4: Herramientas para la Resiliencia Colectiva

Cuatro factores para mejorar las reuniones

En este capítulo le ofrecemos una visión sistemática del enfoque de las reuniones y sus cuatro tipos de impulso en las distintas fases de la reunión.

Le mostramos cómo interactúan estas cuatro áreas.

Por cierto, también puedes utilizar el sencillo marco de referencia de este capítulo como herramienta de diagnóstico y evaluación de tus reuniones actuales. Y lo que es más importante, el modelo de este capítulo es una forma sencilla de visualizar los factores de éxito de las reuniones, utilizarlos como lista de control o desarrollar tus propios empujoncitos o nudges (en español se pronuncia como “naches”). Usaremos este término muchas veces porque es ampliamente difundido en la literatura respectiva.

Por supuesto, puedes elegir y poner en práctica tus nudges favoritos. Sin embargo, creemos que tiene sentido abordar primero sistemáticamente todos los nudges antes de utilizarlos individualmente o combinados.

En el mejor de los casos, esperamos que este enfoque democratice el liderazgo de las reuniones y empodere a todos los y las participantes. En la literatura sobre gestión se utiliza para ello el término “liderazgo compartido”. Así que dirigimos deliberadamente nuestro enfoque no sólo al líder de las reuniones, sino también a cualquier participante preocupado por la productividad de la reunión. Algunos de los nudges también actúan como los llamados facilitadores pasivos, es decir, asumen el rol de coordinador y ayudan a un grupo de participantes en la reunión a organizarse y avanzar.

La investigación y el trabajo con organizaciones han identificado cuatro aspectos fundamentales para que las reuniones sean productivas, provechosas y agradables.

Estos 4 factores -también los llamamos características de las reuniones o factores de éxito- no sólo ayudan a que un grupo avance rápidamente en cuanto al contenido; también son importantes para hacer justicia a las reuniones de trabajo social. Una reunión no es sólo una ocasión de coordinación o información, sino siempre una oportunidad para mantener o profundizar las relaciones con las y los compañeros o colegas. Cualquier enfoque para mejorar la calidad de las reuniones debe tener esto en cuenta.

Para garantizar tanto el contenido como el éxito interpersonal de una reunión, sugerimos aquí cuatro factores clave:

Impulsos para una mayor focalización en y sobre las reuniones, ayuda para toda la orientación, ideas para una mayor contribución (constructiva) de los participantes* así como para su compromiso o asunción de responsabilidades.

En otras palabras, si consigue reforzar el foco, la orientación, la implicación y la responsabilidad en sus reuniones, la alta productividad será un subproducto casi automático de cada reunión.

Los principales mensajes de este módulo se resumen en cuatro tesis:

Foco:

Las reuniones sólo funcionan mediante la concentración (constante) (y a veces eso significa reducción) en lo esencial, de lo contrario te empantanas.

Orientación:

Las reuniones necesitan una navegación clara de la conversación para evitar pérdidas de tiempo y confusiones.

Participación:

La participación constructiva debe fomentarse y moldearse conscientemente, de lo contrario siempre dominarán las mismas personas.

Responsabilidad y Compromiso:

Las responsabilidades individuales visibles para todos(as) y el compromiso conjunto garantizan la aplicación de lo decidido.

Dado que estas cuatro claves para aumentar la productividad de las reuniones no son requisitos sencillos, necesitamos impulsos simples (nudges) que nos ayuden a garantizar su cumplimiento. Según nuestra experiencia, para ello resulta adecuado un enfoque orientado a los problemas y las fases, que les presentaremos en las próximas secciones.