Introducción
Módulo 1: Activismo Sostenible y Organización
Módulo 2: Modelos Organizacionales
Módulo 3: Co-Crear nuestro Modelo Organizacional
Módulo 4: Herramientas para la Resiliencia Colectiva

Punto de partida: conocer los problemas y las fases

¿Cómo hemos llegado a estos cuatro factores?

La respuesta corta es: analizando los problemas dominantes de las reuniones que hemos identificado en nuestra investigación y a partir de las conclusiones de otros colegas (véase, por ejemplo, Allen et al. 2015).

En entrevistas, observaciones y experimentos, han surgido una y otra vez los mismos problemas principales de las reuniones:

1: Falta de foco:

Las reuniones no se desarrollan de forma orientada a los objetivos.

Las conversaciones giran en círculos y los participantes se desvían del tema.

No están centrados y se distraen. Parte de este problema se debe también a que las reuniones están desenfocadas y se convocan en exceso, aunque hubiera otras opciones (por ejemplo, un mero envío de información).

2: Confusión sobre el debate en curso y su curso:

No está claro para todos los participantes qué tipo de conversación se está manteniendo en ese momento.

Esto da lugar a malentendidos y a que los interlocutores crucen palabra más bien a nivel de una suma de monólogos.

3: Falta de participación o participación improductiva:

Las y los individuos dominan y los conocimientos y la creatividad reunidos no se activan ni se utilizan. En lugar de compartir o desarrollar nuevos conocimientos, se repite información ya conocida por todos(as).

4: No hay responsabilidades claras:

Al final de la reunión, no queda claro qué se ha decidido efectivamente y quién tiene que hacer qué y para cuándo.

¿Qué hacer?

Para resolver estos problemas, no sólo debemos centrarnos en la reunión en sí, sino también considerar lo que ocurre o debería ocurrir antes y después de una reunión. Durante la propia reunión, podemos distinguir como partes el comienzo ( ojalá puntual y motivador), la parte intermedia interactiva y la conclusión clarificadora.

La concentración es crucial, sobre todo cuando se convoca una reunión. ¿Es realmente necesaria una reunión? ¿Quién debería asistir a la reunión? ¿A qué tema principal puede limitarse la reunión? Pero también durante la reunión es crucial mantenerse centrado y en el objetivo.

La orientación como antídoto contra la confusión en la conversación es crucial tanto al principio como a mitad de la reunión. ¿De qué hay que hablar primero y de qué manera? ¿Dónde hay que entrar en detalles y dónde hay que mirar atrás? ¿Qué se ha discutido ya suficientemente y qué queda por decidir? Estas son precisamente las preguntas a las que responderemos mediante el enfoque Navicon y otros nudges de orientación.

La participación es crucial, sobre todo en la fase intermedia de una reunión, para que surja el mayor número posible de perspectivas, experiencias e ideas sobre un tema. ¿Quiere fomentar la participación directamente mediante procesos y normas?

¿O quiere utilizar la infraestructura y los artefactos para incitar indirectamente a los participantes a participar más? Los nudges correspondientes le darán una respuesta. Por último, el compromiso es la clave del éxito y de la aplicación efectiva de lo decidido tras una reunión. ¿Quiere utilizar el atractivo y el significado para conseguir que las y los participantes asuman y completen las tareas? ¿O prefiere utilizar la transparencia y la equidad para que los participantes se comprometan más? Con estos consejos puede crear una cultura de compromiso positiva en las reuniones.